3 règles simples pour en ressortir gagnant à chaque fois
À tous les jours, des rencontres avec des représentants des différents gouvernements ont lieu partout dans le pays. Les intervenants - qu'il s'agisse du secteur privé, du monde universitaire, des organismes à but non lucratif ou du leadership Autochtone - ont des échanges avec des représentants de la fonction publique afin d'établir des partenariats avec les gouvernements et d'obtenir leur soutien. Ces réunions peuvent être un outil puissant pour assurer l'élan nécessaire pour faire avancer les projets, les initiatives et les dossiers politiques publiques.
Au cours de mes deux décennies en tant que fonctionnaire et cadre supérieure au gouvernement fédéral, j'ai participé à des réunions productives durant lesquelles tant les intervenants que les représentants du gouvernement en ressortaient satisfaits. Dans une réunion jugée réussie, chaque partie repart avec le sentiment d'avoir gagné quelque chose – soit un aperçu, un réseau élargi ou bien une nouvelle collaboration.
Malheureusement, j'ai aussi été témoin de nombreuses situations où les réunions n'ont pas été aussi productives que l'auraient souhaité les différentes parties. Il s'agissait d'opportunités gâchées où les intervenants repartaient déçus. À maintes reprises, ne serait-ce que quelques actions simples et ciblées auraient pu mettre les participants à la réunion sur une voie vers la réussite.
En règle générale, les fonctionnaires veulent être utiles et ils sont heureux de partager leurs connaissances et leur expérience avec les gens qu'ils rencontrent. La clé pour les intervenants est de comprendre comment accéder à ces informations dans les limites imposées par le format et le temps alloué pour une discussion spécifique. Par conséquent, la réussite des rencontres avec les représentants du gouvernement nécessite une mise en place judicieuse et une stratégie précise pour chaque réunion.
Sur la base de mon expérience, je vous présente trois règles pour une réunion efficace avec des représentants du gouvernement. Bien que ces règles aient été élaborées à partir de mon expérience au sein du gouvernement fédéral, je crois qu'elles peuvent être appliquées aux réunions avec des gouvernements de tous les niveaux - y compris les municipalités, les provinces et les territoires.
Règle 1 - Sachez qui vous voulez rencontrer
Il est important de choisir le bon niveau de fonctionnaire pour votre réunion. Selon ce dont vous voulez discuter, il est important de cibler le niveau de fonctionnaire qui vous aidera à faire avancer votre dossier. Si vous cherchez à comprendre un programme et sa mise en œuvre, par exemple, les fonctionnaires au niveau du programme seront en mesure de vous fournir les informations les plus précises. Si vous cherchez plutôt à discuter de l'orientation stratégique d'une question plus globale, il pourrait être utile de rencontrer un directeur général ou un sous-ministre adjoint.
On suppose souvent que le fait de cibler le plus haut niveau d'autorité d'une organisation gouvernementale donnera les meilleurs résultats. Ce n'est pas toujours le cas et cela peut même être contre-productif. Au gouvernement fédéral, par exemple, un sous-ministre se tournera vers son personnel lorsqu'un intervenant lui demandera de le rencontrer. Si vous n'avez pas préparé le terrain au sein du ministère, il sera difficile pour le sous-ministre de fournir des orientations concrètes ou de prendre des engagements sur un dossier si son personnel n'est pas au courant de votre travail. De plus, le personnel d’un ministère fédéral est souvent invité aux réunions du sous-ministre pour fournir un soutien technique, alors le fait de montrer que vous avez déjà une relation de confiance avec eux fournit un contexte positif pour la conversation avec le sous-ministre.
Voici un tuyau : s'engager directement avec le personnel politique sans impliquer les fonctionnaires aboutira rarement aux résultats positifs que vous recherchez. Cette façon de faire a tendance à mettre les fonctionnaires en position défensive lorsqu'ils se préparent à travailler avec vous, au lieu d'être dans un état d'esprit créatif et orienté vers les solutions, ce qui est préférable lorsqu'ils acceptent de vous rencontrer.
En bref, il est souvent bénéfique de comprendre qui travaille sur vos dossiers au sein d'une organisation et d'établir une relation de confiance avec cette personne avant de demander à rencontrer un fonctionnaire de niveau supérieur. Travailler avec eux peut également conduire à des opportunités où vos contacts gouvernementaux suggéreront de manière proactive qu'une réunion des dirigeants respectifs des organisations ait lieu pour faire avancer le dossier, ce qui établirait le scénario idéal pour une conversation productive et bienvenue pour faire avancer votre dossier.
Règle 2 - Soyez précis sur la raison pour laquelle vous demandez une rencontre
Lorsque vous sollicitez un entretien avec un fonctionnaire, soyez explicite quant à la raison de votre demande. Laissez-moi vous confier un petit secret : les fonctionnaires détestent les surprises. Ne les mettez pas en position d'essayer de deviner pourquoi vous voulez les rencontrer. Facilitez-leur la tâche : soyez aussi clair et précis que possible dans la description de la raison de la rencontre. N'oubliez pas que les gouvernements sont des lieux vastes et occupés et que votre demande de réunion n'est qu'un élément parmi d'autres sur le radar d'un fonctionnaire. Être clair et informatif leur permet de cibler leur préparation de manière plus efficace. Dans le cas où un haut fonctionnaire assiste à la réunion, les fonctionnaires prépareront un dossier d'information pour ce haut fonctionnaire et ils utiliseront toutes les informations que vous fournissez pour préparer ce dossier.
Voici ce qu’il faut inclure dans votre demande de réunion. Tout d'abord, décrivez votre organisation et la raison pour laquelle vous souhaitez vous réunir : S'agit-il de solliciter un financement ? Est-ce pour faire du lobbying ? Est-ce pour présenter un projet novateur ? Est-ce pour établir des partenariats ? Toutes ces raisons sont valables pour rencontrer un représentant du gouvernement, mais elles doivent être précisées afin que les représentants du gouvernement puissent préparer leur approche à la réunion.
Deuxièmement, dressez la liste des noms et des titres des personnes de votre organisation qui participeront à la réunion. Gardez votre délégation restreinte en invitant les personnes les plus susceptibles de contribuer à une conversation intéressante avec les représentants du gouvernement, en fonction du sujet de discussion.
Enfin, envoyez un ordre du jour et des documents de référence bien avant la réunion - vous pouvez même les joindre à la demande de réunion pour montrer que vous êtes prêt pour une conversation de fond.
Vous devez être explicite sur ces informations dès la première communication, c'est-à -dire lorsque vous demandez la réunion. Ainsi, le personnel du gouvernement saura exactement qui doit assister à la réunion et quel type de matériel doit être préparé pour les hauts fonctionnaires. Cela permettra de s'assurer qu'ils arrivent à votre réunion prêts à avoir une conversation de fond.
Règle 3 – Misez sur une conversation honnête et engageante
Une fois que vous avez réussi à obtenir une réunion, la prochaine chose à faire est de se concentrer sur la nature et le ton de la conversation à avoir avec les représentants du gouvernement. Pour de meilleurs résultats, visez à avoir une conversation engageante et honnête avec vos homologues.
Une discussion engageante permettra de positionner votre dossierau niveau des priorités gouvernementales, de sorte que les fonctionnaires puissent rapidement identifier où il s'inscrit dans leur agenda. Soyez au courant des annonces récentes du gouvernement sur votre sujet et faites-y référence lors de votre réunion. Par exemple, si vous travaillez avec des partenaires Autochtones dans le but sincère de soutenir des objectifs autochtones, vous pouvez le signaler aux fonctionnaires fédéraux en faisant référence à un appel à l'action spécifique de la Commission sur la Vérité et la Réconciliation que votre travail soutient. Cela aidera les représentants du gouvernement à comprendre où se situe votre projet dans le schéma global de leur propre travail et il sera d'autant plus pertinent pour eux de faire avancer le dossier.
Veillez à être franc à propos de votre initiative et des autres conversations que vous avez qui pourraient intéresser la personne que vous rencontrez. Par exemple, lors d'une réunion avec le gouvernement fédéral sur un sujet lié au secteur de l'électricité, vous voudrez informer les fonctionnaires fédéraux des conversations que vous avez eues avec les représentants provinciaux, car les deux niveaux de gouvernement travaillent souvent ensemble sur des questions liées à l'énergie. Cette transparence permettra d'établir la confiance avec vos homologues et d'éviter tout malentendu.
Enfin, en ce qui concerne la mécanique de votre réunion, une conversation productive implique de veiller à ce que le sujet de la réunion ne soit pas trop ambitieux. En supposant que vous disposiez d'une fenêtre de réunion de 30 ou 45 minutes, il ne sera pas possible de couvrir tous les éléments d'un sujet donné. Visez plutôt une discussion ciblée sur quelques points clés. Ne passez pas 35 minutes d'une réunion de 45 minutes à faire une présentation. Si vous avez envoyé votre présentation avec la demande de réunion, les participants à la réunion l'auront lue. Présentez votre sujet et prévoyez une séance de questions-réponses, car les représentants du gouvernement peuvent avoir des questions sur les documents envoyés. Ensuite, orientez la conversation vers les deux ou trois points principaux qui doivent être abordés pour faire avancer votre objectif.
Trois règles : - sachez qui vous voulez rencontrer; - soyez précis sur ce dont vous voulez discuter; et - misez sur une conversation honnête et engageante.
Grâce à ces repères, vous êtes désormais en mesure d'organiser des réunions efficaces avec des représentants du gouvernement.Vous pouvez vous rendre à la réunion en toute confiance sachant que les fonctionnaires que vous rencontrez seront bien préparés pour avoir une conversation productive.En fin de compte, le temps est notre atout le plus précieux et l'utiliser à bon escient permet à tous d’en ressortir gagnant.